La necessità per le aziende di restare connesse con i propri dipendenti, il lavoro a distanza e le nuove sfide imposte da situazioni difficili da controllare perché indipendenti dalla propria volontà hanno fatto esplodere il fenomeno delle videoconferenze.

Si definisce “videoconferenza” una riunione tra persone residenti in luoghi diversi, anche molto lontani, nella quale le parti chiamate in causa possono interagire non solo a parole ma anche in video. Chiaramente il valore delle videoconferenze è immenso, specialmente quando le parti non possono incontrarsi fisicamente: la conferenza in video riduce i costi e l’unione di comunicazione verbale e comunicazione non verbale contribuisce a rafforzare il team e i rapporti interpersonali.

Va da sé che sono stati sviluppati molti sistemi di videoconferenze che permettono ai team di lavorare e interfacciarsi anche a distanza, consentono di mantenere e rafforzare relazioni lavorative e di portare a termine progetti, anche complessi.

I 3 migliori sistemi di videoconferenza e le loro caratteristiche

Scegliere il miglior sistema di videoconferenza può essere difficile perché lo scopo dovrebbe essere quello di utilizzare un sistema che sia facile da comprendere, quanto più flessibile e accessibile anche in quelle condizioni in cui la Rete non funziona perfettamente. I seguenti tre sistemi per videoconferenza sono considerati tra i migliori in assoluto: vediamoli insieme e scopriamo le loro caratteristiche principali.

Zoom

Zoom è stata una delle primissime piattaforme per videoconferenza e da sempre si è caratterizzata per la capacità di gestire grandi numeri: infatti è possibile coinvolgere fino a mille partecipanti in modalità “view-only” mentre sono cento i partecipanti attivi che possono essere ammessi.

L’utilizzo di Zoom è semplice e immediato: una volta scaricata l’applicazione desktop, si può partecipare ad una call dopo aver ricevuto l’invito e il codice univoco, il quale scadrà alla fine della videoconferenza.

Gli organizzatori hanno la possibilità di decidere i permessi per i singoli partecipanti e a loro volta i partecipanti possono decidere, se non sono stati fissati dei vincoli, di attivare o disattivare il video e possono personalizzare la loro esperienza direttamente nelle Impostazioni.

Google Meet Hangouts

Google ha recentemente reso disponibile gratuitamente a tutti (almeno fino a settembre 2020) il suo famoso Google Meet Hangouts, un tempo destinato solo agli utenti business.

 La caratteristica più importante di Hangouts Meet è di interfacciarsi a lavorare con tutti gli altri strumenti Google, per cui si sincronizza con Google Calendar e lo si può utilizzare simultaneamente sia su desktop che su mobile, rendendo più facile la mobilità.

 Google Hangouts Meet permette di gestire riunioni virtuali fino a un massimo di 250 persone e di mandare in streaming un evento o una conferenza permettendo la visione contemporanea ad un massimo di 100.000 spettatori.

Microsoft Teams

Microsoft mette a disposizione un sistema di videoconferenza all’interno della sua suite Teams, per permettere a tutti gli utenti che dispongono di accesso alla suite di partecipare a calls e meetings.

Si partecipa ai meetings che vengono organizzati all’interno di stanze specifiche alle quali appartengono tutti coloro che lavorano su un progetto o che fanno parte di un’azienda, i quali hanno anche a disposizione delle bacheche dove tenere traccia dei progetti e organizzare il lavoro.

I meeting sono accessibili tramite un codice di accesso e possono essere sia con che senza video; durante una videoconferenza si possono condividere file e documenti e condividere lo schermo.

Siccome Teams può gestire un numero molto alto di utenti, sia gratuitamente che a pagamento, anche alle videochiamate all’interno di Teams possono partecipare un numero molto alto di persone.

Sistemi di videoconferenza e gestione della privacy

 Sono parecchi i dubbi sollevati in merito alla gestione della privacy da parte dei sistemi di videoconferenza e quindi è lecito chiedersi se questi sistemi possono mettere a repentaglio la gestione dei propri dati personali. È possibile che questo accada ma è anche facile prendere delle precauzioni per fare in modo di minimizzare le possibilità che questo succeda.

 Per esempio, è sempre bene definire una password di accesso per permettere ai partecipanti di accedere a una videoconferenza: senza la password, non è possibile entrare in call. In questo modo si scoraggiano tutti coloro che, tentando di indovinare i codici delle varie videochiamate provano ad infilarsi nelle conversazioni.

 Tutti i partecipanti dovrebbero poi analizzare correttamente le proprie impostazioni e in special modo quelle relative alle condivisioni, assicurandosi di condividere solo e soltanto i dati strettamente necessari per partecipare a una determinata videoconferenza o per usare uno specifico servizio.

 Un’altra accortezza da usare è proteggere il proprio computer con antivirus potenti e dotarsi di una rete privata virtuale, per evitare di trasmettere dati personali sensibili tra i quali dati di geolocalizzazione per mappare la posizione di ogni utente. Infine, si consiglia di impostare l’autenticazione a due fattori su tutti i dispositivi sui quali l’app per le videochiamate viene scaricata.

In conclusione

Nella scelta del sistema di videoconferenza da utilizzare è bene tenere conto del numero dei partecipanti che in media saranno chiamati a intervenire, di quanto il sistema si interfaccia con il resto degli strumenti utilizzati e delle impostazioni di personalizzazione che sono possibili. L’ultima valutazione riguarda nello specifico la pesantezza dei sistemi e quanto influiscono sulla connessione Internet: una valutazione che però può essere fatta solo dopo l’utilizzo dei vari sistemi, anche considerando le potenziali differenze di banda tra partecipanti che si collegano da luoghi diversi.

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