Come ottimizzare i processi aziendali? Ora che il lavoro è diventato “intelligente”, quali sono i tool di cui non puoi fare a meno? Parliamone insieme!

La maggior parte degli imprenditori ha passato gli ultimi decenni a perfezionare i propri uffici e il modus operandi sul posto di lavoro, seguendo guide su come ottimizzare i processi aziendali e rendendo il tutto una macchina ben oliata.

Poi è arrivato il Covid e la maggior parte dei lavori ha dovuto assumere una forma di smart-working, ovvero di lavoro telematico con dipendenti che lavorano direttamente da casa propria.

Ora che le cose stanno tornando normali, alcuni uffici sono tornati all’era pre-quarantena, mentre altri hanno deciso di adottare in forma parziale o completa il telelavoro anche nella normalità.

Ma quando i tuoi dipendenti si trovano lontano da te, è possibile riscontrare una minor efficienza dovuta a un discreto numero di fattori.

Da una parte troviamo una serie di comportamenti sbagliati tenuti dai lavorati, che abbiamo affrontato e analizzato in un articolo dedicato alla sicurezza sul lavoro, dall’altra troviamo semplicemente dei rallentamenti dovuti al cambio del paradigma lavorativo.

Quindi, come ottimizzare i processi aziendali a distanza? Vediamo un paio di strumenti che possono aiutarti a rendere più efficace il lavoro a distanza (e non).

Migliora la comunicazione con Slack

Prima di parlare nel dettaglio dei due strumenti di oggi è bene sottolineare due cose: la prima è che è importante investire in un’educazione lavorativa da remoto per i propri dipendenti, così che non si distraggano alla prima possibilità (abbiamo parlato anche di questo nel già citato articolo sulla sicurezza).

Il secondo aspetto è che questi strumenti di cui parleremo oggi sono utili anche se tutti i tuoi dipendenti lavorano in ufficio: infatti una comunicazione più diretta e un sistema manageriale più efficiente fanno miracoli a prescindere della struttura lavorativa.

Cominciamo parlando proprio delle comunicazioni: su un posto di lavoro, che si tratti di una piccola realtà o di un’azienda dalle decine di impiegati, poter comunicare correttamente è alla base di un lavoro ben ottimizzato.

Una buona comunicazione si riconosce per diversi fattori:

• È veloce, così da non perdere tempo prezioso.
• È affidabile, nella misura in cui le informazioni fornite non vengono perse o dimenticate.
• È efficiente, cioè ti permette di raggiungere tutti i destinatari della comunicazione senza doverli contattare singolarmente.

Tutti questi fattori sono evidenti nei sistemi di comunicazione in tempo reale come Slack. Slack (et similia) è uno strumento che ti permette di creare un server che identifica il tuo posto di lavoro. A questo punto puoi invitare i tuoi dipendenti e dividerli nelle varie categorie e sezioni del lavoro (marketing, IT, assistenza clienti, supporto tecnico, vendite, ecc.) e parlare con loro sia tramite messaggi testuali che tramite chiamate vocali e videochiamate.

Se ti stai chiedendo come ottimizzare i processi aziendali partendo dalla comunicazione, Slack è la tua risposta. Infatti tramite questo strumento puoi:

• Scrivere al tuo dipendente sapendo che riceverà il messaggio immediatamente e che rimarrà salvato nella finestra della vostra conversazione.
• Vedere quali dipendenti sono online od offline.
• Creare stanze in cui si trovano più dipendenti e parlare contemporaneamente con tutti (ideale per riunioni o brainstorming).
• Permettere ai tuoi dipendenti di comunicare tra di loro e gestire il proprio settore.
• Salvare messaggi particolarmente importanti.
• Molto altro ancora.

Se un tempo era necessario passare da scrivania a scrivania per parlare con i tuoi dipendenti, con il tempo questo è stato sostituito da email e chiamate telefoniche. I sistemi come Slack sono il passo successivo, perché rendono immediata ed efficiente la comunicazione.

Come ottimizzare i processi aziendali con Clickup

Un orologio con tanti parti che funzionano in modo sincronizzato. Questa è la metafora che viene spesso utilizzata per descrivere un buon posto di lavoro.

Oggi, fortunatamente, non c’è più bisogno di lavagne, post-it e altri accorgimenti rudimentali per ricordare a un dipendente le priorità, ma ci sono degli strumenti ottimizzati per fare questo lavoro.

Uno di questi è ClickUp (ma anche Asana, sebbene sia più indicato per l’uso personale) che ti permetterà di assegnare incarichi ai vari dipendenti, impostare una deadline, assegnare priorità, permettere il calcolo del tempo, allegare documenti e molto altro ancora.

Se Slack, quindi, permetteva di ottimizzare le comunicazioni, Clickup è una specie di agenda enorme condivisa da tutti gli appartenenti al posto di lavoro per rendere più schematici e organizzati i vari incarichi.

Naturalmente, come questi, esistono tanti altri tool su come ottimizzare i processi aziendali, non devi far altro che provarli e trovare quello che risponde meglio alle tue esigenze.