Aumentare la propria produttività sul lavoro è fondamentale ma pur essendo importante farlo, le distrazioni sono molte e perdere di vista l’obiettivo è molto più facile di quel che sembra. Per fortuna, le nuove tecnologie ci vengono incontro aiutandoci a stabilire degli obiettivi da raggiungere e a mettere in piedi le condizioni affinché sia possibile raggiungerli.

Se vi state chiedendo cosa potete fare per aumentare la vostra produttività, abbiamo la soluzione: in questo articolo abbiamo selezionato alcune delle app gratuite più utili per migliorare la propria produttività. Si tratta di una selezione di applicazioni e software da usare che permettono una gestione di tempo e lavoro efficiente.

StayFocusd

Se siete sempre in lotta contro il tempo e vi distraete facilmente, StayFocusd è l’app gratuita giusta per voi. Si tratta infatti di un’estensione di Chrome che blocca l’accesso a determinati siti o servizi in base a dei parametri che potete impostare direttamente nel pannello di configurazione. L’accesso può essere bloccato per il singolo servizio o sito o in generale per tutto ciò che non ha a che fare con il vostro lavoro: per esempio, potreste bloccare globalmente l’accesso alla Rete se non avete bisogno di consultarla mentre lavorate oppure solo l’accesso ai social networks, per tutta la giornata o per un periodo definito, nel caso in cui non abbiate bisogno di accedervi per lavoro.

RescueTime

Se lavorate su più progetti, ognuno con diverse scadenze, RescueTime è la soluzione perfetta: un sistema di management gratuito che monitora quanto tempo si impiega per portare a termine un determinato compito o per compiere una determinata azione. Per esempio, si può monitorare il tempo speso per convertire dei documenti in un altro formato o quello passato, anche passivamente, su Internet. Il report dettagliato vi permetterà di capire cosa e dove potete migliorare, se possibile aiutandovi anche a delegare o automatizzare operazioni che richiedono troppo tempo e che possono essere invece portate a termine in altro modo.

Todoist

Le liste aiutano a ricordare le cose da fare e con Todoist se ne possono creare quante se ne vuole, da far lavorare autonomamente oppure collegate tra di loro: potreste creare la to-do-list dedicata al lavoro e al suo interno magari crearne un’altra relativa ad uno specifico progetto da portare a termine, o ancora una to-do-list dedicata alla spesa e collegarla a una legata alle cose di casa. Todoist può essere considerata come un mini project management system da utilizzare sul computer e sul cellulare per organizzare al meglio i propri compiti, le scadenze e gli obiettivi da raggiungere.

KanbanFlow

KanbanFlow è considerato uno dei migliori sistemi per la gestione e il tracciamento dei progetti ed è perfetto per chi sta cercando un’app gratuita per migliorare la propria produttività. Infatti, dati un progetto e una scadenza, con KanbanFlow si possono creare delle bacheche all’interno del quale andare ad inserire tutte le attività da fare con allegate le scadenze: a quel punto basterà consultare le bacheche e pianificare le attività in base alle scadenze, senza correre il pericolo di perdere consegne o saltare dei passaggi fondamentali per portare a termine un progetto. Non solo: con KanbanFlow potete usare la Tecnica del Pomodoro su ciascuno dei vostri progetti, assegnando a ogni task un tempo massimo di 25 minuti per portarlo a termine: quando è ora di fare una pausa all’interno dei 25 minuti, KanbanFlow vi invierà una notifica.

LastPass

Quanto tempo perdete alla ricerca delle password dei siti che consultate più spesso? Con LastPass potete creare password univoche per ciascuno dei siti che visitate e salvarle direttamente nel vostro account: quando ne avrete bisogno, LastPass ve le ricorderà riempiendo in automatico il campo password oppure mostrandovi un pop-up sul quale cliccare per il riempimento del campo password.

Modelli di risposta Gmail 

GMail offre molte più funzioni di quelle che generalmente si utilizzano e una in particolare merita una particolare attenzione: si tratta dei modelli di risposta. Questa funzione, che si trova all’interno delle Impostazioni Avanzate, consente di creare e salvare modelli di risposta da utilizzare in tutte quelle situazioni che richiedono sempre la stessa risposta. Per esempio, se ogni mese dovete inviare un report ai vostri clienti o ai vostri partner, potreste creare un messaggio da usare per inviare l’e-mail mensilmente. Se poi unite a questa funzionalità la funzione Filtro per le e-mail, potrete catalogare le e-mail in arrivo in base al destinatario e indirizzarle nella casella corretta, organizzando la vostra casella di posta in maniera funzionale e facilmente gestibile.

Language Tool  

Se dovete scrivere un documento e non volete commettere errori, usate Language Tool: vi basta inserire il testo che avete scritto nell’apposito campo e l’app vi segnalerà gli errori commessi. Language Tool è pensato per lavorare su 20 lingue diverse e può rintracciare errori di grammatica e di logica, ma anche legati alla fruizione del testo nel caso in cui i testi scritti siano complessi. Badate bene: Language Tool non è un traduttore per cui se nel vostro testo sono presenti parole in una lingua diversa, queste potrebbero essere segnalate come errori.

Slack

Per aumentare la produttività di un team, Slack è sicuramente l’opzione più conosciuta e usata: si tratta di un sistema di messaggistica istantanea che consente ai team, anche quelli che lavorano in remoto, di confrontarsi e restare in contatto. La cosa più utile di Slack è la possibilità di collegare l’account a quasi tutte le altre app che si utilizzano per lavoro, per cui con un solo click si può accedere a più servizi tutti collegati e interconnessi. Su Slack è possibile anche scambiarsi file, per rendere più fluido il flusso di lavoro.

In conclusione

La chiave per migliorare la propria produttività e la produttività aziendale in team è utilizzare la tecnologia a proprio vantaggio. Focalizzarsi sui macro obiettivi invece che sul progetto finale è fondamentale per dare vita ad azioni mirate che consentono di chiudere dei task e contribuiscono alla buona riuscita di un progetto. E proprio in questa fase è necessario dotarsi della tecnologia necessaria per fare in modo che le azioni si concretizzino in risultati: le app gratuite per migliorare la produttività che vi abbiamo presentato servono proprio a questo e sono un ottimo modo per massimizzare i risultati minimizzando gli sforzi.

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