Project Management nel 2021: come fare? Quali sono i passi da seguire per la corretta ed efficace realizzazione di un piano su luogo di lavoro? Scopriamolo insieme!

Solitamente il lavoro all’interno di un’azienda o comunque in un gruppo di persone si divide in due tipologie: da una parte troviamo gli incarichi ricorrenti, i quali richiedono lo stesso tempo ed energia ogni giorno e che sono alla base del corretto funzionamento del posto di lavoro, dall’altra parte si trovano i progetti, i quali meritano un discorso a parte.

Un progetto può essere legato a mille e una motivazioni: potrebbe essere del reparto marketing, un potenziamento del settore IT, un nuovo prodotto o servizio da lanciare sul mercato o altro ancora.

E dato che i progetti sono ben diversi dal lavoro ricorrente, è bene capire esattamente in che modo devi affrontarli.

In questo breve articolo, quindi, vedremo insieme come gestire un project management nel 2021 e a quali aspetti è necessario tenere di conto.

1)     La base del Project Management: l’Ideazione

La fase iniziale del poject management è sicuramente l’ideazione. Solitamente è la fase più solitaria, perché si tratta di trasformare un’intuizione in qualcosa di più.

Il consiglio migliore che possiamo dare in questo senso è quello di cercare di dare una forma al progetto, spesso utilizzando un grafico su carta. Trasporre un’idea da una forma incorporea (l’idea) a una forma definita (lo schema) aiuta a concretizzare la sua fattibilità o meno.

In questa fase rientra anche l’approvazione da parte degli azionisti o dei dirigenti, qualora tu non abbia il controllo su queste decisioni, quindi il portare in forma scritta la tua idea e le ricerche effettuate a suo sostegno ti aiuterà nell’esposizione.

2)     Pianificazione

Questa è la fase di discussione, di teorizzazione su quanto sia fattibile un progetto o meno. In questo momento è necessario farsi un’idea della fattibilità o meno del progetto, per questo solitamente questa fase prevede una discussione o riunione tra tutti gli elementi coinvolti.

Se ne hai la possibilità, la classica sala riunioni ti aspetta, ma se i membri coinvolti lavorano in modalità smart-working, anche i sistemi di teleconferenze sono perfetti per lo scopo. A tal proposito ricordiamo il classico Skype, il giovane Discord, il famoso Zoom e altri sistemi che incorporano la possibilità di effettuare videochiamate (come Slack).

A questo punto sarà necessario rispondere alle classiche domande “Who, where, what, when e How” ovvero chi sarà coinvolto nel progetto, dove avrà luogo, con quale scopo, in quale arco di tempo e in che modo.

In particolare, i tre aspetti più importanti da tenere a mente sono:

• Avere un obiettivo preciso e ottenibile.
• Avere una deadline (una data di realizzazione) chiara.
• Capire cosa il tuo team possa fare e se assumere freelancer per coprire eventuali buchi.

In tutto questo è importantissimo annotare tutto, per questo potresti voler incaricare una persona durante le riunioni.

3)     Deadline e Incarichi

Una volta che il progetto prende forma, è necessario far sì di rispettare il “When” che hai definito in precedenza. Per quanto possa sembrare scontato il rispettare una deadline, in realtà scoprirai che non è così facile quando numerose persone con i rispettivi compiti sono incluse nel progetto.

Per questo motivo, un buon modo per assicurarti che tutto vada come debba andare è quello di utilizzare uno strumento di pianificazione come Clickup. Si questo strumento non solo potrai assegnare i vari compiti ai tuoi dipendenti, ma anche impostare scadenze specifiche e vedere il tutto da un pannello di controllo.

In questo modo potrai seguire lo svolgimento del progetto e agire nei punti dove ci sono delle debolezze e/o ritardi prima che questi possano destabilizzare l’andamento del progetto stesso.

4)     Valutazione finale

Una volta che il tuo progetto arriva a conclusione, non accontentarti del risultato che hai ottenuto. Questa è la fase di valutazione in cui dovrai frammentare l’intero processo lavorativo e vedere quali sono stati i suoi punti di forza e quelli di debolezza.

In questo rientra sia il personale, per poterlo aiutare nella crescita, ma anche gli strumenti utilizzati. Anche se tutto il tuo staff ha imparato a utilizzare uno strumento di comunicazione, non temere di passare a un altro più efficace per evitare il tempo di apprendimento: sul lungo periodo avrai un netto guadagno in termini di efficienza.